Come scrivere e-mail come un professionista del marketing

Originariamente pubblicato su JOTFORM.COM

Ricordi quando l'e-mail era una novità?

Se sei un Generation Zer, potresti non farlo. Ma se sei un millenario o più vecchio, probabilmente ricordi un momento in cui la ricezione di email era divertente.

La nostra relazione con la posta elettronica è cambiata radicalmente negli ultimi decenni. Come osservò Adrienne La France nell'Atlantico:

"Negli anni '90, AOL ha annunciato con gioia" Hai la posta! "Oggi Gmail celebra il contrario:" Nessuna nuova posta! ""

La cassetta postale virtuale è diventata un peso e per molti una fonte di ansia quotidiana. Come il salmone che nuota a monte, combattiamo il flusso costante nella nostra posta in arrivo e anche se facciamo una pausa, la corrente non si ferma mai.

Nonostante l'ascesa di Slack, Hipchat e altre app di messaggistica, l'e-mail rimane la forma di comunicazione più pervasiva del mondo degli affari.

In effetti, il lavoratore aziendale medio invia e riceve 105 e-mail ogni giorno. Io stesso scrivo almeno 100 e invio circa 50 e-mail ogni giorno lavorativo a JotForm.

Secondo il McKinsey Global Institute, il controllo e l'invio di e-mail occupa circa il 28 percento della settimana lavorativa della persona media. Ciò si traduce in 11 ore in una settimana di 40 ore, una tensione potenzialmente grave per la nostra produttività.

L'email non va da nessuna parte. Quindi, invece di combattere la corrente, possiamo capire come dominarla. E da chi è meglio imparare rispetto agli e-mail marketer: professionisti dedicati alla scrittura succinta e riuscita dell'email.

Analizzerò ogni email in tre parti cruciali e spiegherò come affrontarle. Utilizzando le tecniche di seguito, si spera che sia possibile aumentare la produttività personale e del team, senza eliminare del tutto la posta elettronica.

Ma prima, facciamo un passo indietro e valutiamo se inviare un'e-mail a tutti.

Per inviare o non inviare

Questa è la domanda. O almeno dovrebbe essere, prima ancora di fare clic su "Scrivi".

A quanto pare, non è necessario un numero significativo di email che inviamo.

L'economista comportamentale della Duke University Dan Ariely ha scoperto che "circa un terzo dei messaggi non ha chiarito la barra del bisogno di essere visto, e solo un decimo di e-mail è stato considerato abbastanza importante da dover essere letto entro cinque minuti dalla ricezione" - una cifra che dovrebbe farci riconsiderare tutte le notifiche e-mail.

L'invio di un'e-mail superflua può causare più danni che benefici e persino minare la tua credibilità agli occhi dei destinatari.

Come ho condiviso prima, sono un grande sostenitore di Inbox Zero. A tal fine, archivio tutti i messaggi che sono irrilevanti o che non richiedono una risposta. Allo stesso tempo, cerco di essere coscienzioso su ogni email che invio, quindi non riempio nemmeno le caselle di posta dei miei colleghi.

Dovrebbe esserci un contratto sociale non scritto: accetto di rispettare la tua casella di posta se accetti di rispettare il mio.

Prima di redigere una nuova e-mail, valuta se un'altra forma di comunicazione potrebbe servire meglio al tuo scopo.

Se anticipi domande, ad esempio, una telefonata potrebbe essere la mossa migliore. La stessa logica si applica alle questioni personali. Le telefonate tendono ad aumentare la nostra empatia e comprensione, rispetto al nasconderci dietro gli schermi dei nostri computer

Uno studio dell'Università del Michigan ha esaminato l'empatia tra 72 gruppi di studenti universitari americani confrontando gli studenti degli anni '70 e '80 con gli studenti degli anni '90 e 2000. I ricercatori hanno riscontrato una significativa riduzione dell'empatia nel tempo, correlata con un maggiore uso della tecnologia.

"Noi ipotizziamo che un probabile contributo al declino dell'empatia sia la crescente importanza della tecnologia personale e dell'uso dei media nella vita di tutti i giorni", hanno concluso i ricercatori. "Con così tanto tempo trascorso a interagire con gli altri online piuttosto che nella realtà, le dinamiche interpersonali come l'empatia potrebbero certamente essere modificate".

In breve: la comunicazione digitale ci rende meno empatici.

Quindi, se si è verificato un problema di famiglia o medico, potrebbe essere meglio portare la conversazione offline.

E attenzione a commettere queste finte e-mail fin troppo comuni: l'e-mail a tarda notte per mostrare che stai bruciando l'olio di mezzanotte, e-mail auto-promozionali gratuite o inutilmente cc: ing un manager.

Mentre il "cc:" è un modo appropriato per mantenere i manager informati sullo stato di un progetto, farlo eccessivamente può causare sfiducia tra i colleghi.

Almeno questo è ciò che il professore della Cambridge University David De Cremer ha scoperto nelle sue ricerche sul traffico di posta elettronica degli uffici.

Contrariamente a quanto potremmo credere, copiare continuamente il gestore non crea trasparenza. Invece, il professor De Cremer afferma che costruisce una "cultura della paura e della bassa sicurezza psicologica".

"Più spesso includi un supervisore nelle e-mail ai colleghi", spiega, "meno si fidano di quei colleghi".

Questo è quando i nostri tentativi di trasparenza possono alla fine fallire.

Se decidi che è necessaria un'email, ecco tre punti cruciali da considerare.

Tre parti di un'e-mail di successo

1. Il CTA

Nel gergo di marketing, il CTA, o call-to-action, è la parte finale di un'e-mail. È dove dici al destinatario dell'email cosa fare dopo: iscriviti qui, acquista ora, scopri di più.

L'e-mail intelligente del manufatto con un CTA

Potresti chiederti perché inizio alla fine, ma è perché il CTA è la parte più importante di qualsiasi email.

I marketer della posta elettronica si preoccupano di linee di oggetti accattivanti e contenuti eccezionali. Ma la metrica più importante è la percentuale di "click-through": quante persone intervengono dopo aver ricevuto l'e-mail. E ciò dipende dalla forza del nostro CTA.

Questo è il motivo per cui dovremmo iniziare con il CTA, o qualsiasi oggetto d'azione, e lavorare all'indietro da lì.

Tenendo presente questo, considera l'obiettivo finale della tua email. Che tu stia cercando una risposta o richiedendo ulteriori azioni, assicurati che il risultato desiderato sia forte e chiaro. E dove possibile, dare suggerimenti piuttosto che domande aperte.

Ad esempio, anziché:

@Jan: fammi sapere quando puoi incontrarti

Provare:

@Jan: per favore conferma se giovedì alle 11 funziona per te

Oppure, un ulteriore passo avanti:

@Jan: prenoterò una stanza per giovedì alle 11, a meno che tu non risponda diversamente

In termini di formattazione, rendi i tuoi CTA altamente visibili. Usa un paragrafo separato e caratteri in grassetto e chiari.

Quando sono presenti più elementi di azione, separali con punti elenco e prova a limitare gli elementi di azione a due per e-mail. Invia nuove e-mail per ulteriori elementi di azione.

E se stai indirizzando più destinatari, usa "@" per indirizzare gli elementi di azione a persone diverse.

Una volta che sei soddisfatto del CTA, è il momento di comporre un corpo di posta elettronica forte.

2. Il corpo

Gli esperti di carriera affermano che l'invio di messaggi lunghi è l'errore principale che le persone fanno quando scrivono e-mail di lavoro perché riduce la possibilità che la tua e-mail venga letta dall'inizio alla fine.

Le e-mail efficaci sono brevi e-mail. Inoltre, il 47% per cento di tutte le email è ora aperto su un dispositivo mobile, il che aumenta la necessità di brevità.

Come regola generale (e per gentile concessione degli occhi stanchi del destinatario), limitare le e-mail a 150 parole o meno.

Se non riesci a lavorare entro quel numero di parole, considera se un'altra forma di comunicazione sarebbe più appropriata o, in alternativa, bozza più email.

I professionisti dell'email marketing raccomandano anche di provare a creare connessioni personali con i nostri lettori. Dopotutto, non tutte le e-mail di lavoro saranno avvincenti. Ma puoi ancora inserire un po 'di "lanugine" - come un bocconcino personale - per costruire un rapporto e ricordare al tuo lettore che c'è un essere umano dall'altra parte dello schermo del computer. Non siamo robot che sparano avanti e indietro.

Supponiamo che stai chiedendo a un collega di generare un rapporto mensile. Senza essere disonesto, puoi ammorbidire la richiesta con un tocco personale:

Caro Michael,
Abbiamo davvero apprezzato il nostro pranzo venerdì. Grazie ancora per averci mostrato il tuo posto ramen preferito.
Sto scrivendo il rapporto mensile sulle vendite. Per piacere prepara …

Ti viene l'idea.

L'inserimento di un po 'di esperienza umana può rendere più digeribile un'e-mail asciutta.

3. Riga dell'oggetto

Ultimo ma certamente non meno importante, crea una linea tematica efficace.

Nel mondo dell'email marketing, gli studi dimostrano che il 50 percento degli abbonati apre un'e-mail in base alla sola riga dell'oggetto. Quella riga e il tuo nome sono i primi dettagli che un destinatario vede durante la scansione della posta in arrivo.

Quindi, non trattare la riga dell'oggetto come un ripensamento. Trascorrere qualche minuto in più scrivendo un oggetto e-mail informativo e, se possibile, creativo.

Di recente ho letto alcuni ottimi consigli di e-mail dal veterano militare ed ex JP Morgan Chase VP (per non parlare dell'autore più venduto) Kabir Sehgal.

Non solo spiega come scrivere con precisione militare, il suo pezzo mette anche in prospettiva il potere della comunicazione; se ritieni che la tua email sia urgente, immagina se c'è una missione in tempo di guerra sulla linea.

Sehgal consiglia di utilizzare parole chiave dell'oggetto che caratterizzano la natura del messaggio in TUTTI MAIUSCOLI, in modo che un destinatario riconosca immediatamente lo scopo della tua e-mail.

Parole chiave militari comuni che potrebbero funzionare altrettanto bene nel mondo degli affari includono:

  • AZIONE - Obbligatorio per il destinatario di agire
  • SEGNO: richiede la firma del destinatario
  • INFO - Solo a scopo informativo. Nessuna risposta o azione richiesta
  • DECISIONE - Richiede una decisione del destinatario
  • RICHIESTA: richiede l'autorizzazione o l'approvazione del destinatario
  • COORD - È necessario il coordinamento da o con il destinatario

Non aver paura di essere creativo. Mescola domande, modi di dire e altre coinvolgenti tecniche di copywriting.

Ad esempio, piuttosto che

Oggetto: riunione del comitato dei membri

Provare:

Oggetto: RICHIESTA: Dirigerete la riunione del comitato dei soci questo venerdì?

A colpo d'occhio, la seconda riga dell'oggetto dice istantaneamente al lettore cosa vuoi. Ciò significa che probabilmente otterrai una risposta più rapida, soprattutto quando è richiesta solo una risposta breve.

Impara ad amare di nuovo l'e-mail

Amo la posta elettronica e non riesco a immaginare di lavorare senza di essa.

In JotForm, l'e-mail consente al nostro team di 130 persone di comunicare senza soluzione di continuità tra gli uffici (navigando con la differenza di orario di 11 ore).

Sebbene la posta elettronica abbia i suoi svantaggi, come quella piccola ondata di ansia che avvertiamo ad ogni notifica, può anche renderci infinitamente più produttivi, specialmente se siamo deliberati su ogni messaggio che componiamo.

Pensando come un professionista dell'email marketing, possiamo risparmiare tempo per noi stessi e i nostri destinatari e raggiungere lo scopo principale di ogni messaggio.